La importancia de la contabilidad en cuenta separada o epígrafe específico

Todos los gastos de las acciones formativas y permisos individuales de formación, más sus bonificaciones aplicadas, deberán identificarse en cuenta separada o epígrafe específico de la contabilidad, denominándola formación profesional para el empleo. De no cumplirse dicho términos, podría ser objeto de sanción.

En costes externos, se pueden contabilizar en las cuentas del subgrupo 62 “Servicios exteriores” con la referencia formación continua o “formación profesional para el empleo. En imputación de costes internos, no es necesario su contabilización en una cuenta diferente, para poder justificar la actividad formativa bonificada, para ello, la empresa podrá contabilizar los gastos del personal de la forma habitual. Aun así, tendrá que realizar una memoria justificativa que corresponda con los gastos del personal.

Si finalmente algunas de las acciones formativas o permisos individuales de formación no son objeto de bonificación, los gastos se podrán reclasificar de la cuenta o epígrafe a otra cuenta.

No está de más, recordar la obligación de la empresa de disponer de libros contables, registros diligenciados y demás documentos, exigidos por la legislación mercantil.

Software a medida y sus ventajas

Cuando en una empresa se decide implementar un ERP, se intenta buscar una solución que exista en el mercado ya que económicamente suele ser menos costosa y su implantación más rápida.

Lo típico suele ser que una empresa tenga cosas especiales que hace imposible la implantación de un ERP del mercado y se busca un software  diseñado para solucionar los problemas particulares de la empresa (Software a Medida).

En este proceso entran en juego la empresa desarrolladora  y la empresa que quiere implantar el ERP. Entre ellos se tendrá que crear un vínculo estrecho.

Ventajas de un Software a medida:

  • El ERP cubre las necesidades de la empresa.
  • Se puede implementar por módulos y en diferentes momentos.
  • Se pueden ir haciendo mejoras del programa según vayan surgiendo problemas y/o necesidades.
  • Se pueden crear programas de interfaces con otras aplicaciones
  • Suele ser más intuitivo el funcionamiento, ya que la propia empresa es el que explica como quiere.

Cierre de Almacén

El mantener los stocks adecuadamente gestionados en cuanto al conocimiento informático de los mismos, es una tarea ardua, complicada y difícil.

Cualquier error, provoca un descuadre de los stocks, por ejemplo: si al entrar un consumo de material en producción, nos equivocamos en un código de un tornillo, eso implica que hay DOS stocks descuadrados, el del tornillo gastado (el ordenador dice que hay mas que lo que realmente existe) y el indicado al ordenador (que según el ordenador hay menos que lo existente, e incluso puede llegar el ordenador a decir que hay un stock negativo).

Este error y los muchos otros que pueden ocurrir en la indicación al ordenador de los movimientos reales de los materiales, obligan a tener que realizar periódicamente un recuento físico de los stocks.

Esto proceso consiste en, un día en que no haya movimientos en la empresa, recontar las cantidades de cada referencia, y consultando el valor en el ordenador, ajustar el mismo a lo recontado.Salvando el hecho de que la realización de este recuento, si no se hace adecuadamente, puede provocar más errores que los que había, después del ajuste tendremos la información de stocks adecuada en nuestro sistema.

Pero si se nos había quedado olvidado un albarán de recepción, o consumo de fabricación, o lo que sea, de fecha anterior al recuento. Evidentemente al descubrirlo lo procesaremos, y además lo haremos indicando la fecha correcta de ese movimiento para que todo quede en su sitio.Y ya tenemos los stocks descuadrados otra vez.

Para evitar esto, existe el procesocierre de almacén. Es un proceso especial en el que lo que hace el ordenador es fijar de forma definitiva los valores de stock (y de precios) en la fecha indicada, de forma que aunque se efectúen después movimientos con fecha anterior a ella, no se vean afectados los stocks a la fecha de cierre, quedando por tanto solventado dicha problemática.

Este proceso de cierre de almacén  no es para ser realizado frecuentemente, un periodo adecuado es, por ejemplo, el anual coincidente con el recuento contable de fin de año.

La realización del cierre de almacén  también le permite al ordenador ser mas rápido en sus procesos, pues ya no tiene que tener en cuenta todos los movimientos anteriores al cierre para cálculos de procesos, regeneraciones, costes, etc.

ATENCIÓN: Si teníamos un material retenido (por ejemplo por calidad), y al estar retenido NO está introducido en el ordenador ni lo hemos recontado, hay que saber que al liberarlo (con una fecha anterior al cierre), NO se verán afectados los stocks y por tanto no quedará reflejado este proceso real, provocando por tanto un error de existencias. Por eso es importante procesar todo antes de recontar, después ajustar y para finalizar realizar el cierre de almacén.

Nueva normativa SEPA (Single Euro Payments Area)

El 1 de febrero del 2014 se empezará a aplicar la nueva normativa europea CE 260/2012, llamada SEPA (Single Euro Payments Area) que afectará a los sistemas nacionales, de adeudos directos y transferencias, adaptando las herramientas de cobros y pagos de 33 países. Con el instrumento SEPA se pretende unificar el sistema de cobros y pagos europeo con el nacional.  Se deberán adaptar las herramientas de trasmisión de ficheros de cobros y pagos. Los cambios que repercuten a los usuarios con la nueva normativa SEPA que se aplicará el 1 de febrero del 2014 son los siguientes:

  • Obligatoriedad de utilización del código IBAN (International Bank Account Number) sustituyendo la C.C.C. (Código Cuenta Cliente).
  •  Utilización de código BIC/Swift (Bank International Code),  para los bancos.
  • Adaptación de las normativas CSB34 (Ordenes para emisión de transferencias/nóminas y cheques/pagarés/Pago certificado) y CSB19 (Adeudos por domiciliaciones).
  • El resto de las normativas estándares se deberán de adaptar según se establezcan fechas desde SEPA.

Como usuarios que utilizan dichas herramientas, a corto plazo deberemos de revisar los datos bancarios de los proveedores, clientes, empleados, datos de nuestros bancos… en resumen de toda la información relacionada con C.C.C. que tengamos actualmente.

Para facilitar la migración en el software de contabilidad Winconta, se han creado varias herramientas. Dichas herramientas facilitaran al usuario la revisión de C.C.C. en toda la base de datos y calculara el código IBAN que sustituye las C.C.C.

Amortización Fiscal y Contable

La amortización contable se utiliza para reflejar en la contabilidad mediante un gasto del ejercicio la recuperación del valor de un determinado elemento del inmovilizado por su depreciación o pérdida de valor por el paso del tiempo, desgaste, etc.

El objetivo del proceso contable de la amortización es conseguir que, al final de la vida útil del bien, se haya registrado como gasto de amortización el importe necesario para recuperar la inversión, en la medida en que éste ha contribuido a generar ingresos en la empresa, como consecuencia de su participación en su proceso productivo o de prestación de servicios.

La amortización contable, y su imputación se muestra como un menor valor del Activo corriente de la empresa de tal manera que los bienes aparezcan en el Balance por su valor real.

La amortización fiscal corresponde con la amortización que la empresa puede deducirse durante el ejercicio para pagar más o menos impuestos según sean las circunstancias.

La mayoría de las empresas utilizan el mismo criterio para el cálculo de las amortizaciones contable y fiscal aunque existe la posibilidad de utilizar diferentes criterios para el cálculo de la amortización contable y de la amortización fiscal.

En el caso de la utilización de diferentes criterios para el cálculo de la amortización contable y la amortización fiscal se deberán de crear cuentas contables para gestionar las diferencias generadas. En el caso de que algún elemento del inmovilizado se amortice contablemente por debajo de la amortización fiscal se deberá de habilitar una cuenta de pasivos por impuestos diferidos (479). En el caso de que algún elemento del inmovilizado se amortice contablemente por encima de la amortización fiscal se deberá de habilitar una cuenta de activos por impuestos diferidos (474).

Para calcular el Impuesto sobre Sociedades, se debe partir del resultado contable y se le aplican los ajustes fiscales correspondientes a la diferencia en el criterio de amortización de tal manera que el resultado se verá reducido por la diferencia entre la amortización contable y la fiscal en el caso de que contablemente se haya amortizado menos de lo amortizable fiscalmente o el resultado se vera incrementado en el caso contrario. Es decir, si por ejemplo la empresa ha tenido un beneficio de 15.000€ habiendo amortizado contablemente por 2.500€ cuando fiscalmente nos permite amortizar de forma acelerada de manera que se podría haber amortizado 5.000€, tendremos que hacer un ajuste negativo de 2.500€ de tal manera que el beneficio final será de 12.500€.

Conocimiento de contabilidad y finanzas para la toma de decisiones

La conveniencia de que los directivos posean sólidos conceptos  sobre contabilidad y finanzas para una correcta toma de decisiones

La contabilidad y las finanzas, más la primera que la segunda, no gozan del carisma necesario para ser temas de conversación como lo puedan ser otros conceptos tales como las nuevas tecnologías o la publicidad, por poner algún ejemplo . Sin embargo, la realidad nos demuestra cada día de lo catastrófico que puede ser una mala inversión, una incorrecta decisión o un movimiento tardío en la financiación o control contable de las empresas. Basta sumergirnos en las noticias que nos hablan de una legión de consejeros y asesores que arropan a nuestros políticos o a los Consejos de Administración, que además de generar un gasto insoportable por economías en grave estado de «delgadez», liberan a estos de responsabilidad.

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Por todo esto, todo aquel directivo que posea una sólida base de esta realidad, obtendrá un mayor prestigio en el mundo empresarial y laboral y para ello herramientas como Winconta son un arma impresicindible para ganarle la batalla a la cruda actualidad.

Anticipos de Clientes

Dentro de las relaciones comerciales entre las empresas es algo habitual que se realicen  anticipos previos a la propia operación de compra / venta o a la prestación de un servicio. Desde el punto de vista del vendedor contablemente se debe tratar de la siguiente manera:

En el momento de recibir el anticipo se registrará el siguiente asiento

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Total 570 o 572 – Caja o Banco a 438 – Anticipo de Clientes Importe Anticipo
477 – HP IVA Repercutido Cuota IVA

El importe anticipado no es un ingreso hasta que se realice la venta, mientras tanto, se considera una obligación de la empresa, por tanto la cuenta anticipo de clientes (438) es una cuenta de pasivo. Para el cálculo de la cuota a cargar en la cuenta del IVA Repercutido, se utiliza como base el importe anticipado.

En el momento de realizar la venta

Dependiendo del importe anticipado y del importe de la venta se pueden dar las siguientes posibilidades:

El importe de la venta es mayor que el anticipo recibido:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Anticipo 438 – Anticipo de Clientes a 700 – Venta de Mercaderias Importe Venta
Diferencia 430 – Clientes 477 – HP IVA Repercutido Cuota IVA
  • La base imponible para el IVA será la diferencia entre el Importe de la Venta menos el Importe del Anticipo
  • A la cuenta de anticipos de clientes se le cargará la totalidad del anticipo
  • En la cuenta del cliente se cargará únicamente el importe que nos debe el mismo

El importe de la venta es igual o menor que el anticipo entregado:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Venta 438 – Anticipo de Clientes a 700 – Venta de Mercaderias Importe Venta
  • No se debe repercutir el IVA porque ya se hizo en el momento de recibir el anticipo
  • No se carga nada al cliente ya que la venta está cobrada en su integridad

Aquí puede obtener una información más completa sobre los anticipos

Anticipos a Proveedores

Dentro de las relaciones comerciales entre las empresas es algo habitual que se realicen  anticipos previos a la propia operación de compra / venta o a la prestación de un servicio. Desde el punto de vista del comprador contablemente se debe tratar de la siguiente manera:

En el momento de la entrega del anticipo se registrará el siguiente asiento

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Anticipo 407 – Anticipo a Proveedores a 570 o 572 – Caja o Banco Importe Total
Cuota IVA 472 – HP IVA Soportado

El importe anticipado no es un gasto hasta que se realice la compra, mientras tanto, se considera un derecho de cobro, por tanto la cuenta anticipo a proveedores (407) es una cuenta de activo. Para el cálculo de la cuota a cargar en la cuenta del IVA Soportado, se utiliza como base el importe anticipado.

En el momento de realizar la compra

Dependiendo del importe anticipado y del importe de la compra se pueden dar las siguientes posibilidades:

El importe de la compra es mayor que el anticipo entregado:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Compra 600 – Compra de Mercaderias a 407 – Anticipo a Proveedores Importe Anticipo
Cuota IVA 472 – HP IVA Soportado 400 – Proveedores Diferencia
  • La base imponible para el IVA será la diferencia entre el Importe de la Compra menos el Importe del Anticipo
  • La cuenta de anticipos de proveedores se abonará por su totalidad
  • En la cuenta del proveedor se abona únicamente el importe que se debe al mismo

El importe de la compra es igual o menor que el anticipo entregado:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Compra 600 – Compra de Mercaderias a 407 – Anticipo a Proveedores Importe Anticipo
  • No se debe aplicar el IVA Soportado porque ya se hizo en el momento de entregar el anticipo
  • No se abona nada al proveedor ya que la compra está pagada en su integridad

Aquí puede obtener una información más completa sobre los anticipos

Descuento pronto pago

Descuento por pronto pago sobre ventas y compras dentro de factura
El descuento por pronto pago es un descuento financiero que aplicaremos al cliente cuando, como su propio nombre indica, nos efectúe el pago del importe de la factura que se deriva de una venta en un breve intervalo de tiempo.
Al no tratarse ya de un descuento financiero según el NPGC (Nuevo plan general contable), cuando va dentro de factura se descuenta directamente sobre el importe bruto de la venta, actuando igual que un descuento comercial.

Ejemplo: realizamos una venta por valor de 1.210 €. (IVA 21% incluido) y tomamos la determinación de descontar a nuestro cliente por pronto pago un 2% sobre el importe de la venta. Dicho descuento se incluirá en la factura que emitiremos al cliente por la venta realizada.
Importe que le emitiremos al cliente:
Base Imponible: 1000 – (2% de 1000)= 1000 – 20 = 980 € (IVA no incluido)


*Se aplica el mismo criterio en compras

Recargo de Equivalencia

El recargo de equivalencia es un régimen especial de IVA, obligatorio para comerciantes minoristas de alta en autónomos. Se puede aplicar también a las comunidades de bienes. No se podrá aplicar a empresas con personalidad jurídica. Se aplica en facturas de bienes correspondientes a mercaderías o género.

El proveedor del comerciante debe incluir el recargo de equivalencia en las facturas emitidas, diferenciando del IVA soportado y el recargo de equivalencia.

Para el autónomo o comerciante minorista este régimen de IVA tiene la ventaja de que se simplifica el trabajo administrativo ya que no tiene que presentar declaraciones de IVA pero en la practica tiene el inconveniente de que supone pagar un IVA más alto del normal que tampoco puede deducirse el IVA de inversiones.

Porcentajes de Recargo de Equivalencia

Tipo IVA
Recargo Equivalencia
21 % 5,20 %
10 % 1,40 %
4 % 0,50 %
Tabaco 0,75 %

Obligaciones

El comerciante autónomo deberá comunicar que esta sometido al recargo de equivalencia ante sus proveedores o ante la aduana si realiza compras intracomunitarias, además debe ircluir el IVA para que el cliente se lo pueda deducir.

La Contabilidad en el Recargo de Equivalencia

El comerciante minorista en recargo de equivalencia no tiene obligación de llevar libros contables en relación con el IVA, ni de presentar declaraciones de IVA, pero está obligado a llevar los libros de IRPF conforme al régimen por el que haya optado:

  • Estimación directa simplificada. Debe presentar los libros de registro de ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión.
  • Estimación objetiva (módulos). Debe presentar los libros de registro de ventas e ingresos y bienes de inversión.