Software a medida y sus ventajas

Cuando en una empresa se decide implementar un ERP, se intenta buscar una solución que exista en el mercado ya que económicamente suele ser menos costosa y su implantación más rápida.

Lo típico suele ser que una empresa tenga cosas especiales que hace imposible la implantación de un ERP del mercado y se busca un software  diseñado para solucionar los problemas particulares de la empresa (Software a Medida).

En este proceso entran en juego la empresa desarrolladora  y la empresa que quiere implantar el ERP. Entre ellos se tendrá que crear un vínculo estrecho.

Ventajas de un Software a medida:

  • El ERP cubre las necesidades de la empresa.
  • Se puede implementar por módulos y en diferentes momentos.
  • Se pueden ir haciendo mejoras del programa según vayan surgiendo problemas y/o necesidades.
  • Se pueden crear programas de interfaces con otras aplicaciones
  • Suele ser más intuitivo el funcionamiento, ya que la propia empresa es el que explica como quiere.

Claves para el éxito de un Sistema de Gestión de Ideas

Claves para el éxitoLas claves para el éxito de un sistema de ideas están en escuchar a los trabajadores.  Debemos ser más creativos y diferenciarnos de la competencia.

Los empleados son los que tienen las claves para hacer a la empresa mucho más competitiva.

Gesideas es un sistema que permita organizar eficazmente las ideas de los empleados. También debemos tener en cuenta los siguientes puntos para tener éxito en nuestro Sistema de Ideas:

  1. Marcar los objetivos desde un principio
  2. Un buen equipo de revisión
  3. Transmitir que es una oportunidad para toda la empresa
  4. Motivar a todos a que aporten sus ideas
  5. Fomentar la colaboración entre áreas
  6. Reconocer las buenas ideas en el momento
  7. Puesta en marcha rápida
  8. Seguimiento del desarrollo
  9. Recompensar las ideas implantadas

Cierre de Almacén

El mantener los stocks adecuadamente gestionados en cuanto al conocimiento informático de los mismos, es una tarea ardua, complicada y difícil.

Cualquier error, provoca un descuadre de los stocks, por ejemplo: si al entrar un consumo de material en producción, nos equivocamos en un código de un tornillo, eso implica que hay DOS stocks descuadrados, el del tornillo gastado (el ordenador dice que hay mas que lo que realmente existe) y el indicado al ordenador (que según el ordenador hay menos que lo existente, e incluso puede llegar el ordenador a decir que hay un stock negativo).

Este error y los muchos otros que pueden ocurrir en la indicación al ordenador de los movimientos reales de los materiales, obligan a tener que realizar periódicamente un recuento físico de los stocks.

Esto proceso consiste en, un día en que no haya movimientos en la empresa, recontar las cantidades de cada referencia, y consultando el valor en el ordenador, ajustar el mismo a lo recontado.Salvando el hecho de que la realización de este recuento, si no se hace adecuadamente, puede provocar más errores que los que había, después del ajuste tendremos la información de stocks adecuada en nuestro sistema.

Pero si se nos había quedado olvidado un albarán de recepción, o consumo de fabricación, o lo que sea, de fecha anterior al recuento. Evidentemente al descubrirlo lo procesaremos, y además lo haremos indicando la fecha correcta de ese movimiento para que todo quede en su sitio.Y ya tenemos los stocks descuadrados otra vez.

Para evitar esto, existe el procesocierre de almacén. Es un proceso especial en el que lo que hace el ordenador es fijar de forma definitiva los valores de stock (y de precios) en la fecha indicada, de forma que aunque se efectúen después movimientos con fecha anterior a ella, no se vean afectados los stocks a la fecha de cierre, quedando por tanto solventado dicha problemática.

Este proceso de cierre de almacén  no es para ser realizado frecuentemente, un periodo adecuado es, por ejemplo, el anual coincidente con el recuento contable de fin de año.

La realización del cierre de almacén  también le permite al ordenador ser mas rápido en sus procesos, pues ya no tiene que tener en cuenta todos los movimientos anteriores al cierre para cálculos de procesos, regeneraciones, costes, etc.

ATENCIÓN: Si teníamos un material retenido (por ejemplo por calidad), y al estar retenido NO está introducido en el ordenador ni lo hemos recontado, hay que saber que al liberarlo (con una fecha anterior al cierre), NO se verán afectados los stocks y por tanto no quedará reflejado este proceso real, provocando por tanto un error de existencias. Por eso es importante procesar todo antes de recontar, después ajustar y para finalizar realizar el cierre de almacén.

¿Es necesario un software CRM para las PYMEs?

Es necesario un CRM para las PYMEsEl uso de un software CRM es beneficioso para todo tipo de empresas, pero influye el volumen de clientes que pueda llegar a tener, ya que este detalle marca la diferencia entre un apoyo y una necesidad. Pongamos un ejemplo:

Una PYME que vende casi el 100% de su producción a una multinacional conoce perfectamente a su mejor cliente, así como sus necesidades y las oportunidades de negocio que puedan surgir.

Sin embargo, una PYME que vende sus productos a una gran variedad de clientes tiene una labor más ardua para llevar el control y gestión de los mismos, por lo que se convierten en los candidatos perfectos para la utilización de un software CRM para las PYMEs, que le permitirá conocer a sus clientes y detectar sus necesidades, ayudándole a relacionarse de la manera más efectiva y beneficiosa para ambas partes.

Por lo tanto, para empresas que manejan gran cantidad de clientes el uso de un CRM online para la gestión de contactos y oportunidades de negocios es una necesidad real, ya que gracias a él dispone de una potente herramienta que le permitirá llevar el día a día de la empresa de manera ágil y productiva.

Portes

Se  denomina «Portes» al importe que se paga por transportar una mercancía del almacén origen al almacén destino.

Hay tres tipos de porte :

DEBIDOS :Los portes van a cuenta del que recibe la mercancía (Cliente). Se le paga directamente al transportista en el momento que recibimos la mercancía.

PAGADOS:Los portes van a cuenta del que envía la mercancia (Proveedor)

EN FACTURA :Los portes van a cuenta del que reciba la mercancia (Cliente), pero se reflejan en la factura incrementando el coste de la misma. Habitualmente se incluyen en la factura cuando el transporte lo realice el vendedor o una empresa de transporte contratada por éste

Existen en el mercado sistemas de gestion ERP que nos ayuda a gestionar los diferentes tipos de PORTES

Anticipos de Clientes

Dentro de las relaciones comerciales entre las empresas es algo habitual que se realicen  anticipos previos a la propia operación de compra / venta o a la prestación de un servicio. Desde el punto de vista del vendedor contablemente se debe tratar de la siguiente manera:

En el momento de recibir el anticipo se registrará el siguiente asiento

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Total 570 o 572 – Caja o Banco a 438 – Anticipo de Clientes Importe Anticipo
477 – HP IVA Repercutido Cuota IVA

El importe anticipado no es un ingreso hasta que se realice la venta, mientras tanto, se considera una obligación de la empresa, por tanto la cuenta anticipo de clientes (438) es una cuenta de pasivo. Para el cálculo de la cuota a cargar en la cuenta del IVA Repercutido, se utiliza como base el importe anticipado.

En el momento de realizar la venta

Dependiendo del importe anticipado y del importe de la venta se pueden dar las siguientes posibilidades:

El importe de la venta es mayor que el anticipo recibido:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Anticipo 438 – Anticipo de Clientes a 700 – Venta de Mercaderias Importe Venta
Diferencia 430 – Clientes 477 – HP IVA Repercutido Cuota IVA
  • La base imponible para el IVA será la diferencia entre el Importe de la Venta menos el Importe del Anticipo
  • A la cuenta de anticipos de clientes se le cargará la totalidad del anticipo
  • En la cuenta del cliente se cargará únicamente el importe que nos debe el mismo

El importe de la venta es igual o menor que el anticipo entregado:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Venta 438 – Anticipo de Clientes a 700 – Venta de Mercaderias Importe Venta
  • No se debe repercutir el IVA porque ya se hizo en el momento de recibir el anticipo
  • No se carga nada al cliente ya que la venta está cobrada en su integridad

Aquí puede obtener una información más completa sobre los anticipos

Anticipos a Proveedores

Dentro de las relaciones comerciales entre las empresas es algo habitual que se realicen  anticipos previos a la propia operación de compra / venta o a la prestación de un servicio. Desde el punto de vista del comprador contablemente se debe tratar de la siguiente manera:

En el momento de la entrega del anticipo se registrará el siguiente asiento

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Anticipo 407 – Anticipo a Proveedores a 570 o 572 – Caja o Banco Importe Total
Cuota IVA 472 – HP IVA Soportado

El importe anticipado no es un gasto hasta que se realice la compra, mientras tanto, se considera un derecho de cobro, por tanto la cuenta anticipo a proveedores (407) es una cuenta de activo. Para el cálculo de la cuota a cargar en la cuenta del IVA Soportado, se utiliza como base el importe anticipado.

En el momento de realizar la compra

Dependiendo del importe anticipado y del importe de la compra se pueden dar las siguientes posibilidades:

El importe de la compra es mayor que el anticipo entregado:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Compra 600 – Compra de Mercaderias a 407 – Anticipo a Proveedores Importe Anticipo
Cuota IVA 472 – HP IVA Soportado 400 – Proveedores Diferencia
  • La base imponible para el IVA será la diferencia entre el Importe de la Compra menos el Importe del Anticipo
  • La cuenta de anticipos de proveedores se abonará por su totalidad
  • En la cuenta del proveedor se abona únicamente el importe que se debe al mismo

El importe de la compra es igual o menor que el anticipo entregado:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Compra 600 – Compra de Mercaderias a 407 – Anticipo a Proveedores Importe Anticipo
  • No se debe aplicar el IVA Soportado porque ya se hizo en el momento de entregar el anticipo
  • No se abona nada al proveedor ya que la compra está pagada en su integridad

Aquí puede obtener una información más completa sobre los anticipos

Almacen Automatizado

Soluciones de almacenaje: Almacenes automatizados verticales

La problemática actual de la organización de almacenes se está orientando hacia la posibilidad de acelerar al máximo la capacidad de respuesta y al mismo tiempo aprovechar al máximo el espacio disponible y por supuesto, reducir en lo posible los costes.

cajasEn un almacén, cuando analizamos el tiempo dedicado a las diversas tareas del mismo, descubrimos que el picking (recogida de pedidos) es el que ocupa la mayor cantidad de tiempo, y además, dentro de él, la mayor parte transcurre con el almacenero desplazándose a buscar un artículo tras otro, más que propiamente el recogerlo en sí. A eso hay que añadirle la posibilidad de equivocación en la identificación, los errores de stock, etc.

Como solución a esta problemática, se crearon los almacenes automáticos, que parten de una premisa básica: El artículo mueve a la persona y no la persona al artículo. Esto permite varias mejoras simultáneas:

1.- multipicking: se recogen varios (de 6 a 10) pedidos a la vez, el almacén se organiza para recoger TODOS los artículos minimizando sus movimientos, y mediante un sistema de displays le dice al operario cuántos tiene que coger y dónde tiene que colocarlos (hay una ubicación para cada pedido y un display que indica para cada uno de ellos cuántas de las unidades cogidas hay que dejar allí).

2.- Trabajo en paralelo: mientras el operario está colocando los artículos que acaba de coger por los diferentes pedidos, el almacén ya está buscando el siguiente artículo

3.- espacio: al no moverse la persona dentro de la zona de almacenaje, el espacio ENTRE las estanterías es reducido a que solo pase el autómata que recoge, y con eso hay menos «aire» en el almacén y se aprovecha más el espacio. Como además la ubicación de cada artículo es caótica, y es el propio aparato el que controla dónde está cada cosa, se puede llegar a un sistema de ocupación de espacio mucho mayor que con el sistema típico de ubicación fija que tienen los almacenes «manuales».

Existen en el mercado sistemas de gestion ERP para gestionar almacenes.

Del almacen caotico al almacen inteligente

En la gran guerra de los stocks, no solo se presenta el problema del dinero que queda inmovilizado en el mismo, sino que la única excusa válida para su existencia, es el permitir un ágil servicio al cliente.

Por tanto, no solo se trata de disponer del stock necesario, sino de tenerlo dispuesto de tal forma que sea fácil de localizarlo  y al mismo tiempo se optimice el espacio de ubicación.

Así pues, desde el mismo momento en que existieron los stocks, existieron los almacenes y sus diversos tipos de organización, pues hay muchas formas de disponer los materiales: según la relación coste de superficie, valor de los materiales, etc…. Dentro de esta organización, existe:

  • DESDE el típico sistema de estanterías, en donde ubicamos las piezas, pero de forma que siempre están todas accesibles, y es un sistema de gestión de almacén el que nos tiene que decir qué pieza hay que coger y de dónde, para garantizar la rotación de piezas por antigüedad (FIFO). En este tipo de almacén, como cada vez la pieza se ubica en un lugar diferente, se dice que tiene una asignación de ubicaciones caótica, y se habla del almacén caótico (que no significa que esté desordenado).
  • PASANDO POR el sistema más antiguo, que es el de bloques en el cuál se amontonan los materiales de la pared al pasillo central, y que es un sistema válido por aprovechar mucho el espacio del almacén, pero solo se puede utilizar cuando ese material no tenga caducidad, pues lo que se coloca al principio en la pared puede que no salga nunca ya que siempre se coge lo cercano al pasillo que es lo último que se entra (LIFO).
  • HASTA LLEGAR AL sistema automatizado, en el que todo está paletizado (o en caja) y es un sistema robotizado el que sabe la situación de cada pieza, y la va a buscar trayéndola a la cabecera del almacén, con lo que el material se mueve a donde está la persona en vez de ser la persona la que va a buscar el material. Por ese motivo se le llama almacén inteligente.

Descuento pronto pago

Descuento por pronto pago sobre ventas y compras dentro de factura
El descuento por pronto pago es un descuento financiero que aplicaremos al cliente cuando, como su propio nombre indica, nos efectúe el pago del importe de la factura que se deriva de una venta en un breve intervalo de tiempo.
Al no tratarse ya de un descuento financiero según el NPGC (Nuevo plan general contable), cuando va dentro de factura se descuenta directamente sobre el importe bruto de la venta, actuando igual que un descuento comercial.

Ejemplo: realizamos una venta por valor de 1.210 €. (IVA 21% incluido) y tomamos la determinación de descontar a nuestro cliente por pronto pago un 2% sobre el importe de la venta. Dicho descuento se incluirá en la factura que emitiremos al cliente por la venta realizada.
Importe que le emitiremos al cliente:
Base Imponible: 1000 – (2% de 1000)= 1000 – 20 = 980 € (IVA no incluido)


*Se aplica el mismo criterio en compras