Conocimiento de contabilidad y finanzas para la toma de decisiones

La conveniencia de que los directivos posean sólidos conceptos  sobre contabilidad y finanzas para una correcta toma de decisiones

La contabilidad y las finanzas, más la primera que la segunda, no gozan del carisma necesario para ser temas de conversación como lo puedan ser otros conceptos tales como las nuevas tecnologías o la publicidad, por poner algún ejemplo . Sin embargo, la realidad nos demuestra cada día de lo catastrófico que puede ser una mala inversión, una incorrecta decisión o un movimiento tardío en la financiación o control contable de las empresas. Basta sumergirnos en las noticias que nos hablan de una legión de consejeros y asesores que arropan a nuestros políticos o a los Consejos de Administración, que además de generar un gasto insoportable por economías en grave estado de «delgadez», liberan a estos de responsabilidad.

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Por todo esto, todo aquel directivo que posea una sólida base de esta realidad, obtendrá un mayor prestigio en el mundo empresarial y laboral y para ello herramientas como Winconta son un arma impresicindible para ganarle la batalla a la cruda actualidad.

Portes

Se  denomina «Portes» al importe que se paga por transportar una mercancía del almacén origen al almacén destino.

Hay tres tipos de porte :

DEBIDOS :Los portes van a cuenta del que recibe la mercancía (Cliente). Se le paga directamente al transportista en el momento que recibimos la mercancía.

PAGADOS:Los portes van a cuenta del que envía la mercancia (Proveedor)

EN FACTURA :Los portes van a cuenta del que reciba la mercancia (Cliente), pero se reflejan en la factura incrementando el coste de la misma. Habitualmente se incluyen en la factura cuando el transporte lo realice el vendedor o una empresa de transporte contratada por éste

Existen en el mercado sistemas de gestion ERP que nos ayuda a gestionar los diferentes tipos de PORTES

Anticipos de Clientes

Dentro de las relaciones comerciales entre las empresas es algo habitual que se realicen  anticipos previos a la propia operación de compra / venta o a la prestación de un servicio. Desde el punto de vista del vendedor contablemente se debe tratar de la siguiente manera:

En el momento de recibir el anticipo se registrará el siguiente asiento

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Total 570 o 572 – Caja o Banco a 438 – Anticipo de Clientes Importe Anticipo
477 – HP IVA Repercutido Cuota IVA

El importe anticipado no es un ingreso hasta que se realice la venta, mientras tanto, se considera una obligación de la empresa, por tanto la cuenta anticipo de clientes (438) es una cuenta de pasivo. Para el cálculo de la cuota a cargar en la cuenta del IVA Repercutido, se utiliza como base el importe anticipado.

En el momento de realizar la venta

Dependiendo del importe anticipado y del importe de la venta se pueden dar las siguientes posibilidades:

El importe de la venta es mayor que el anticipo recibido:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Anticipo 438 – Anticipo de Clientes a 700 – Venta de Mercaderias Importe Venta
Diferencia 430 – Clientes 477 – HP IVA Repercutido Cuota IVA
  • La base imponible para el IVA será la diferencia entre el Importe de la Venta menos el Importe del Anticipo
  • A la cuenta de anticipos de clientes se le cargará la totalidad del anticipo
  • En la cuenta del cliente se cargará únicamente el importe que nos debe el mismo

El importe de la venta es igual o menor que el anticipo entregado:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Venta 438 – Anticipo de Clientes a 700 – Venta de Mercaderias Importe Venta
  • No se debe repercutir el IVA porque ya se hizo en el momento de recibir el anticipo
  • No se carga nada al cliente ya que la venta está cobrada en su integridad

Aquí puede obtener una información más completa sobre los anticipos

Anticipos a Proveedores

Dentro de las relaciones comerciales entre las empresas es algo habitual que se realicen  anticipos previos a la propia operación de compra / venta o a la prestación de un servicio. Desde el punto de vista del comprador contablemente se debe tratar de la siguiente manera:

En el momento de la entrega del anticipo se registrará el siguiente asiento

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Anticipo 407 – Anticipo a Proveedores a 570 o 572 – Caja o Banco Importe Total
Cuota IVA 472 – HP IVA Soportado

El importe anticipado no es un gasto hasta que se realice la compra, mientras tanto, se considera un derecho de cobro, por tanto la cuenta anticipo a proveedores (407) es una cuenta de activo. Para el cálculo de la cuota a cargar en la cuenta del IVA Soportado, se utiliza como base el importe anticipado.

En el momento de realizar la compra

Dependiendo del importe anticipado y del importe de la compra se pueden dar las siguientes posibilidades:

El importe de la compra es mayor que el anticipo entregado:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Compra 600 – Compra de Mercaderias a 407 – Anticipo a Proveedores Importe Anticipo
Cuota IVA 472 – HP IVA Soportado 400 – Proveedores Diferencia
  • La base imponible para el IVA será la diferencia entre el Importe de la Compra menos el Importe del Anticipo
  • La cuenta de anticipos de proveedores se abonará por su totalidad
  • En la cuenta del proveedor se abona únicamente el importe que se debe al mismo

El importe de la compra es igual o menor que el anticipo entregado:

DEBE HABER
Importe Cuenta Contable Cuenta Contable Importe
Importe Compra 600 – Compra de Mercaderias a 407 – Anticipo a Proveedores Importe Anticipo
  • No se debe aplicar el IVA Soportado porque ya se hizo en el momento de entregar el anticipo
  • No se abona nada al proveedor ya que la compra está pagada en su integridad

Aquí puede obtener una información más completa sobre los anticipos

Almacen Automatizado

Soluciones de almacenaje: Almacenes automatizados verticales

La problemática actual de la organización de almacenes se está orientando hacia la posibilidad de acelerar al máximo la capacidad de respuesta y al mismo tiempo aprovechar al máximo el espacio disponible y por supuesto, reducir en lo posible los costes.

cajasEn un almacén, cuando analizamos el tiempo dedicado a las diversas tareas del mismo, descubrimos que el picking (recogida de pedidos) es el que ocupa la mayor cantidad de tiempo, y además, dentro de él, la mayor parte transcurre con el almacenero desplazándose a buscar un artículo tras otro, más que propiamente el recogerlo en sí. A eso hay que añadirle la posibilidad de equivocación en la identificación, los errores de stock, etc.

Como solución a esta problemática, se crearon los almacenes automáticos, que parten de una premisa básica: El artículo mueve a la persona y no la persona al artículo. Esto permite varias mejoras simultáneas:

1.- multipicking: se recogen varios (de 6 a 10) pedidos a la vez, el almacén se organiza para recoger TODOS los artículos minimizando sus movimientos, y mediante un sistema de displays le dice al operario cuántos tiene que coger y dónde tiene que colocarlos (hay una ubicación para cada pedido y un display que indica para cada uno de ellos cuántas de las unidades cogidas hay que dejar allí).

2.- Trabajo en paralelo: mientras el operario está colocando los artículos que acaba de coger por los diferentes pedidos, el almacén ya está buscando el siguiente artículo

3.- espacio: al no moverse la persona dentro de la zona de almacenaje, el espacio ENTRE las estanterías es reducido a que solo pase el autómata que recoge, y con eso hay menos «aire» en el almacén y se aprovecha más el espacio. Como además la ubicación de cada artículo es caótica, y es el propio aparato el que controla dónde está cada cosa, se puede llegar a un sistema de ocupación de espacio mucho mayor que con el sistema típico de ubicación fija que tienen los almacenes «manuales».

Existen en el mercado sistemas de gestion ERP para gestionar almacenes.

Del almacen caotico al almacen inteligente

En la gran guerra de los stocks, no solo se presenta el problema del dinero que queda inmovilizado en el mismo, sino que la única excusa válida para su existencia, es el permitir un ágil servicio al cliente.

Por tanto, no solo se trata de disponer del stock necesario, sino de tenerlo dispuesto de tal forma que sea fácil de localizarlo  y al mismo tiempo se optimice el espacio de ubicación.

Así pues, desde el mismo momento en que existieron los stocks, existieron los almacenes y sus diversos tipos de organización, pues hay muchas formas de disponer los materiales: según la relación coste de superficie, valor de los materiales, etc…. Dentro de esta organización, existe:

  • DESDE el típico sistema de estanterías, en donde ubicamos las piezas, pero de forma que siempre están todas accesibles, y es un sistema de gestión de almacén el que nos tiene que decir qué pieza hay que coger y de dónde, para garantizar la rotación de piezas por antigüedad (FIFO). En este tipo de almacén, como cada vez la pieza se ubica en un lugar diferente, se dice que tiene una asignación de ubicaciones caótica, y se habla del almacén caótico (que no significa que esté desordenado).
  • PASANDO POR el sistema más antiguo, que es el de bloques en el cuál se amontonan los materiales de la pared al pasillo central, y que es un sistema válido por aprovechar mucho el espacio del almacén, pero solo se puede utilizar cuando ese material no tenga caducidad, pues lo que se coloca al principio en la pared puede que no salga nunca ya que siempre se coge lo cercano al pasillo que es lo último que se entra (LIFO).
  • HASTA LLEGAR AL sistema automatizado, en el que todo está paletizado (o en caja) y es un sistema robotizado el que sabe la situación de cada pieza, y la va a buscar trayéndola a la cabecera del almacén, con lo que el material se mueve a donde está la persona en vez de ser la persona la que va a buscar el material. Por ese motivo se le llama almacén inteligente.

Descuento pronto pago

Descuento por pronto pago sobre ventas y compras dentro de factura
El descuento por pronto pago es un descuento financiero que aplicaremos al cliente cuando, como su propio nombre indica, nos efectúe el pago del importe de la factura que se deriva de una venta en un breve intervalo de tiempo.
Al no tratarse ya de un descuento financiero según el NPGC (Nuevo plan general contable), cuando va dentro de factura se descuenta directamente sobre el importe bruto de la venta, actuando igual que un descuento comercial.

Ejemplo: realizamos una venta por valor de 1.210 €. (IVA 21% incluido) y tomamos la determinación de descontar a nuestro cliente por pronto pago un 2% sobre el importe de la venta. Dicho descuento se incluirá en la factura que emitiremos al cliente por la venta realizada.
Importe que le emitiremos al cliente:
Base Imponible: 1000 – (2% de 1000)= 1000 – 20 = 980 € (IVA no incluido)


*Se aplica el mismo criterio en compras

Etiquetas Odette

Las etiquetas Odette son un tipo de etiqueta muy utilizado en el sector automovilístico y cada vez más extendido en otros sectores industriales . En estas etiquetas ,que se envían  junto a la mercancía desde el expedidor hasta el consignatario, se describe toda la información de la expedición en forma de código de barras .

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Cuando la mercancia llega al destinatario, se realiza la lectura de la información mediante  lectores de código de barras con lo que se evitan muchos errores

En el mercado existen sistemas de gestion ERP que nos permiten imprimir y gestionar este tipo de etiquetas

 

Analisis y Estadisticas – Business Intelligence

Por análisis o estadística se entiende el interpretar o describir una serie de datos para ayudar en la toma de decisiones o, analizando unos datos, saber el motivo de unos fenómenos. Hay dos ramas de estadísticas, la descriptiva y la inferencial.

Estos análisis suelen ser muy sencillos, pero con eso no se quiere decir que no se obtenga información útil e imprescindible. Los datos pueden ser resumidos numérica o gráficamente, en lo que se denomina Cuadros de Mando. Para que un análisis estadístico sea útil, los datos deben ser apropiados y también realizar algunas verificaciones como detectar y corregir valores no válidos, identificar o investigar valores inusuales o valores raros o atípicos.

La estadística se basa en la repetitibilidad del ser humano, y en el hecho de que aunque individualmente somos diferentes, el comportamiento en grupo sigue pautas y tendencias, lo cúál hace que ante una muestra de elección, la distribución no sea homogénea.
Este hecho es el que se estudia muy especialmente desde los gestores de técnicas de venta, para poder detectar esas tendencias y así poder anticiparse a la demanda, de forma que no se dediquen esfuerzos a lo que no se va a elegir y poder dar respuesta rápida a lo más solicitado.
Las razones que motivan esta distribución no siempre son conocidas, y algunas veces pueden llegar a ser hasta jocosas, y como ejemplo típico, se puede citar el hecho del incremento de consumo de pollos como alimento en verano, lo cuál no tiene nada que ver directamente con el calor (que es lo primero que pensaría uno, y que si es el motivante del mismo efecto para los helados), sino del hecho de que como estamos de vacaciones, no se quiere cocinar, y lo más trillado es …. el pollo asado.
Así pues, se ha generado todo un sistema matemático para el estudio de las tendencias, en el que se tiene en cuenta, tamaño de muestra, repetición y repetitibilidad, obteniéndose algunos sistemas típicos de distribución, como la distribución de Gauss, en el aun más típico Pareto (80/20).
Así pues, el análisis estadístico de los datos permite la realización de ciertos tratamientos y como consecuencia de los cuáles poder efectuar una predicción a futuro del comportamiento estadístico de nuestras acciones, con el fin de anticiparse a ellas.

Algunas herramientas generan gráficos además de tablas de resultados para facilitar todo ese análisis estadístico.

qlik

Existen herramientas de BI (Business Intelligence) como Qlikview, etc., para poder realizar análisis estadísticos y cuadros de mando de una forma sencilla y eficaz.

 

Firma Electrónica

Podemos definir la firma electrónica como el equivalente de nuestra firma manuscrita en el mundo digital. Se compone de una serie de datos que nos permiten acreditar nuestra identidad de manera única y segura digitalmente..

Firma Electronica

Para poder hacer uso de la firma electrónica es necesario disponer de un certificado digital expedido por una entidad certificada para tal fin. El certificado nos identifica jurídicamente y usando un juego de claves proporcionado, podemos validar y certificar digitalmente nuestra identidad como firmante.

Además de la identificación del firmante y la certificación de la integridad y la no modificación de los datos recibidos, la firma electrónica se puede usar para diferentes operaciones en la web, permitiéndonos presentar documentación telemáticamente, firmado de correos electrónicos, etc., aunque en la actualidad, la aplicación de la firma electrónica en el mundo empresarial está sobre todo extendida para el firmado de facturas, existiendo diferentes soluciones tales como Plataformas de Firmado o Sistemas ERP preparados para el envío masivo de facturas firmadas.