El mantener los stocks adecuadamente gestionados en cuanto al conocimiento informático de los mismos, es una tarea ardua, complicada y difícil.
Cualquier error, provoca un descuadre de los stocks, por ejemplo: si al entrar un consumo de material en producción, nos equivocamos en un código de un tornillo, eso implica que hay DOS stocks descuadrados, el del tornillo gastado (el ordenador dice que hay mas que lo que realmente existe) y el indicado al ordenador (que según el ordenador hay menos que lo existente, e incluso puede llegar el ordenador a decir que hay un stock negativo).
Este error y los muchos otros que pueden ocurrir en la indicación al ordenador de los movimientos reales de los materiales, obligan a tener que realizar periódicamente un recuento físico de los stocks.
Esto proceso consiste en, un día en que no haya movimientos en la empresa, recontar las cantidades de cada referencia, y consultando el valor en el ordenador, ajustar el mismo a lo recontado.Salvando el hecho de que la realización de este recuento, si no se hace adecuadamente, puede provocar más errores que los que había, después del ajuste tendremos la información de stocks adecuada en nuestro sistema.
Pero si se nos había quedado olvidado un albarán de recepción, o consumo de fabricación, o lo que sea, de fecha anterior al recuento. Evidentemente al descubrirlo lo procesaremos, y además lo haremos indicando la fecha correcta de ese movimiento para que todo quede en su sitio.Y ya tenemos los stocks descuadrados otra vez.
Para evitar esto, existe el proceso “cierre de almacén”. Es un proceso tipico de un SGA, en el que lo que hace el ordenador es fijar de forma definitiva los valores de stock (y de precios) en la fecha indicada, de forma que aunque se efectúen después movimientos con fecha anterior a ella, no se vean afectados los stocks a la fecha de cierre, quedando por tanto solventado dicha problemática.
Este proceso de cierre de almacén no es para ser realizado frecuentemente, un periodo adecuado es, por ejemplo, el anual coincidente con el recuento contable de fin de año.
La realización del cierre de almacén también le permite al ordenador ser mas rápido en sus procesos, pues ya no tiene que tener en cuenta todos los movimientos anteriores al cierre para cálculos de procesos, regeneraciones, costes, etc.
ATENCIÓN: Si teníamos un material retenido (por ejemplo por calidad), y al estar retenido NO está introducido en el ordenador ni lo hemos recontado, hay que saber que al liberarlo (con una fecha anterior al cierre), NO se verán afectados los stocks y por tanto no quedará reflejado este proceso real, provocando por tanto un error de existencias. Por eso es importante procesar todo antes de recontar, después ajustar y para finalizar realizar el cierre de almacén.