Antes del 30 de Abril, las empresas y empresarios que hayan cerrado el ejercicio el 31 de diciembre, deberán legalizar los libros contables en el Registro Mercantil.
¿Quién está obligado a legalizar los Libros Contables?
- Todos los empresarios individuales, mediante acreditación de actividad empresarial. No se incluyen actividades profesionales, sociedades civiles o comunidades de bienes.
- Todas las sociedades mercantiles que se encuentren inscritas en el Registro Mercantil.
- Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica, como puede ser la Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones legales.
¿Qué libros se deben legalizar en el Registro Mercantil?
- Libro Diario. Contiene una relación ordenada de todos los asientos contables del ejercicio. Se pueden hacer anotaciones conjuntas de los totales de las operaciones siempre que no superen el plazo de un mes. En este caso se ha de llevar en otros libros el desglose de dichas operaciones.
- Libro de inventario y Cuentas Anuales. Contiene:
Inventario de Apertura del Ejercicio.
Balance de Sumas y Saldos trimestrales.
Inventario de Cierre de Ejercicio.
Balance de Situación a 31 de diciembre.
Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
Estado de Flujos de Efectivo (si procede).
Memoria de la Entidad.
- Libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad. Este libro sólo es obligatorio para las Sociedades tanto Anónimas como Limitadas.
- Libro de acciones nominativas. Este libro sólo es obligatorio para las Sociedades Anónimas.
- Libro registro de socios. Este libro sólo es obligatorio para las Sociedades Limitadas.
Formas de Legalizar los Libros
Se pueden presentar en el Registro Mercantil de dos formas:
- Encuadernados en papel. Deben de estar numerados correlativamente.
- Mediante archivos informáticos, bien mediante un soporte físico (CD, DVD…); o enviados telemáticamente por medio de un programa que se puede descargar desde la Web del Registro Mercantil llamado “Legalia”.
Otros Libros a legalizar no obligatorios
La empresa puede legalizar otros libros contables que no son obligatorios: Libro Mayor, Libro de Facturas Emitidas, Libro de Facturas Recibidas.